Mitte letzten Monats hatte ich danach gefragt, wie Ihr eure Arbeit bzw. Aufgaben organisiert um eure Arbeit möglichst effektiv fertig zu bekommen. Eigentlich wollte ich die Umfrage schon am 26. Februar auswerten, habe aber noch ein paar Tage mehr gewartet in der Hoffnung noch mehr Meinungen zu bekommen. Insgesamt haben sich 8 Leser beteiligt, denen ich auch ganz herzlich danken möchte. Im Folgenden möchte ich die Antworten ein wenig zusammenfassen:

Welches System wird zur Organisation genutzt?

Bei der Organisation greifen einige immer noch zum altbewährten Block bzw. Schmierzettel mit einer handgeschriebenen Liste, die dann nach Erledigung abgestrichen wird. Auch wurde genannt, dass einfach Post-Its mit den Aufgaben an den Monitor geklebt werden. Diejenigen, die ihre Listen digital führen greifen dabei auf Outlook (mit oder ohne Sync zum Handy), Evernote, Google ToDo oder Google Wave zurück. Dabei bleibt es meistens bei einfachen ToDo-Listen. Nur ein Kommentar wies auf ein für die eigenen Bedürfnisse angepasstes GTD-System hin.

Ein wichtiger Punkt ist hier meiner Meinung nach, dass das System nicht zu kompliziert werden darf, da es sonst die Organisation eher aufhält als förderlich ist. Alle genannten Systeme führen eine einfache ToDo-Liste, die abgestrichen wird wenn die Aufgaben erledigt sind.

Was wird getan um Unterbrechungen zu vermeiden?

Zu dieser Frage spalten sich die Antworten in zwei Lager. Die eine Seite mag Unterbrechungen und schaltet Telefone bzw. Tools wie Twitter, E-Mail, Facebook und ähnliches erst bei wirklich wichtigen Dingen aus. Auf der anderen Seite stehen die Leute, die entweder gar keine störenden Tools nutzen (vom Telefon mal abgesehen) oder diese bei der Bearbeitung einer Aufgabe so lange ruhig stellen bis die Aufgabe abgearbeitet ist und dann erst nachschauen was aufgelaufen ist um das abzuarbeiten.

Die zweite Möglichkeit würde ich ähnlich dem “Inbox”-System im GTD-Konzept sehen. Es wird in verschiedenen Systemen gesammelt, was aufläuft und erst wenn Zeit dafür ist alle Inboxen wieder abgearbeitet. Ich persönlich gehöre irgendwie zu beiden Seiten, da ich einerseits keine Unterbrechungen mag (danach wieder in die Arbeit einzusteigen ist umso schwieriger) aber andererseits die Tools immer im Auge behalte um direkt darauf reagieren zu können.

Wie werden die Aufgaben priorisiert?

Bei der Priorisierung haben die meisten Antworten ungefähr das gleiche Schema. Als erstes werden die termingebundenen bzw. dringenden Aufgaben erledigt und dann entscheidet das Gefühl darüber welche Aufgaben als nächstes dran sind. Als Ausnahmen gab es dabei einerseits die Möglichkeit eines streng geführten Terminplans, in den die Aufgaben direkt eingearbeitet sind und das Context-Energy-Time-Modell aus dem GTD-Konzept.

Mein Problem bei dieser Ordnung ist, dass ich nur sehr wenige termingebundene Aufgaben habe und die meisten Dinge daher ungefähr die gleiche Priorität geniessen. Somit entscheide ich immer spontan was bearbeitet wird und das geht meistens schief. Durch die Arbeit im Homeoffice fällt leider auch der “Context”-Rahmen weg.

Wie werden die Aufgaben aufgeteilt?

Auch in diesem Punkt gehen die Auffassungen wieder zu einem gewissen Teil auseinander. Einerseits gibt es die Herangehensweise, dass Aufgaben solange gemacht werden, bis eine Pause nötig ist oder sie auf ein Hindernis stoßen, welches durch dritte gelöst werden muss. Andererseits die feste Organisation mit freien Puffern zwischen den einzelnen Aufgaben, so dass eilige Dinge oder Pausen einfach zwischen geschoben werden können. Der dritte Weg ist die “Projekte” in einzelne möglichst kleine Aufgaben aufzuteilen, da sonst die Hemmschwelle eine Aufgabe anzugehen zu hoch ist und diese kleinen Aufgaben dann am Stück abzuarbeiten.

Auch hier erkenne ich mein Problem, dass meine Aufgaben viel zu groß (wie z.B. “Projekt xyz fertig machen”) sind und ich sie deshalb nicht oder nur äußerst ungerne angehe.

Fazit

Mein persönliches Fazit aus der Umfrage ist, dass ich ein einfaches System zur Verwaltung brauche, in das ich meine Projekte in kleinen Stücken unterteilt packen muss. Auch an der Unterteilung muss ich arbeiten, da meine bisherige Unterteilung wesentlich zu grobkörnig ist. Zu guter Letzt muss ich mir eine sinnvolle Möglichkeit überlegen die Störer (E-Mail, Twitter, Facebook, etc.) für die Zeit der Aufgaben ruhig zu stellen und dann nach dem Ende der Aufgabe wie eine Inbox abzuarbeiten oder aber in meine Liste mit aufzunehmen.

Wie sieht es bei euch aus? Was habt Ihr für Ideen bzw. Anregungen aus der Umfrage mitgenommen um eure Organisation zu verbessern?